Ingenioso método de organización de tareas con lápiz y libreta para cumplir todos tus pendientes

ESTE SISTEMA DE ORGANIZACIÓN RECUPERA LA UTILIDAD DEL BOLÍGRAFO Y LA LIBRETA PARA AYUDARNOS A CUMPLIR CON TODAS NUESTRAS TAREAS, SEAN DIARIAS, MENSUALES O SEMESTRALES

Al parecer el destino del ser humano es oscilar entre su pasado y su anhelo de futuro. Ahora, en plena época digital, cuando muchos de nuestros dispositivos de uso cotidiano pueden hacer más de lo que realmente requerimos, está circulando con efusión este método organizacional basado en una tecnología rudimentaria: una libreta y un buen bolígrafo.

La idea fue del diseñador Ryder Carroll, quien tomó un cuaderno para crear lo que llamó “Diario de viñetas” (Bullet Journal), el “sistema análogo para la época digital”.

Lleva este nombre porque su fundamento es la utilización de tres diferentes iconos para distinguir entre el tipo de actividades que tenemos que cumplir en nuestro futuro inmediato. Pero no nos adelantemos. Expliquemos su hechura paso a paso.

Primero toma un cuaderno y un bolígrafo.

Abre el cuaderno y aparta las dos primeras hojas para el Índice. Escribe este título bien visible, preferentemente en la parte superior.

Deja un par de paginas en blanco y las siguientes dos dedícalas al Registro Semestral. Traza dos líneas a todo lo ancho de ambas páginas de tal manera que tengas seis espacios resultantes, tres por página. Escribe en cada uno el nombre de los 6 meses próximos y llena cada espacio con las tareas que sabes que tienes que realizar. Quizá el mes próximo tienes que renovar la inscripción a un servicio, quizá en 3 meses sabes que se publica la convocatoria de una beca, es la boda de un amigo, etc. IMPORTANTE: Deja un pequeño espacio en blanco antes de cada tarea. Al final, escribe el número de página correspondiente en la esquina inferior derecha de cada una.

Regresa al Índice y en la primera línea escribe el número de las páginas que corresponde a tu Registro Semestral, algo como: Registro Semestral, páginas 5-6.

Sigue a la siguiente página en blanco y titúlala con el nombre del mes con el que comenzaste el Registro Semestral. A lo largo del costado izquierdo escribe el número de los días que tiene el mes y al lado la letra inicial del día que le corresponde (p. ej. 22 J, que equivaldría a “22 Jueves”). Este será tu Registro Mensual.

La página opuesta será tu Lista Mensual de Tareas. Escribe todo lo que sabes que tienes que hacer ese mes: pagos, cumpleaños, la entrega de un proyecto e incluso alguna fecha especial.

Regresa al Índice y escribe el nombre del mes y el número de páginas que le corresponden tanto al Registro Mensual como a la Lista Mensual de Tareas (supongamos: Agosto, páginas 7-8).

Sigue a la siguiente página en blanco y escribe la fecha del día en que te encuentras. Así es como comienza tu Registro Diario. Después de la fecha enlista tus tareas para ese día: si quedaste en comer con un amigo, si vas al cine con tu pareja, si en el trabajo vas a entregar algo en específico, si tienes una cita con el médico, si necesitas comprar leche, si ese día es cumpleaños de tu primo y, en fin, todas las actividades que necesitas recordar para ese día. Y ten muy en cuenta esta cualidad de cotidiano, pues hasta cierto punto se trata de un registro abierto: puede suceder que en la mañana un amigo te habló para pedirte que más tarde pasaras a alimentar a su perro, o en el trabajo un compañero te pidió algo imprevisto pero con oportunidad de entregarlo al final del día –si crees que lo puedes olvidar, anótalo. En este caso también deja un espacio en blanco antes de cada tarea.

Este es el momento de la explicación en que arribamos a lo ingenioso, sencillo, distintivo y hasta un tanto estético de este sistema: sus viñetas. ¿Recuerdas el espacio en blanco antes de cada tarea? Llegó el momento de llenarlo.

Si se trata de un quehacer, dibuja un punto ·.

Si se trata de un acontecimiento, dibuja un círculo º.

Si se trata de una nota, dibuja un guion –.

De este modo:

Si ese día vas a entregar un reporte en tu trabajo, esa tarea se distingue por un punto.

Si ese día hay una celebración en tu casa por el cumpleaños de tu mamá, eso lleva un círculo.

Si ese día te contactó una amiga para pedirte prestado un libro y quedaron en verse para que se lo entregues, eso merece un guión.

Una cuarta señal es un asterisco, el cual está reservado para tareas realmente importantes, que de verdad no puedes olvidar.

Estos signos son válidos para todos los registros: Semestral, Mensual y Diario.

Cuando acabe un mes, a un Registro Diario seguirá un nuevo Registro Mensual, y cuando 6 meses terminen deberás dibujar un nuevo Registro Semestral.

Y hablando de términos, siempre que finalice un día, un mes o un semestre tómate el tiempo de tachar las tareas que realizaste para que así tengas también claro las que quedaron pendientes. Para las que se quedaron sin cumplir, pregúntate si vale la pena intentar hacerlas en el corto o mediano plazo. Si es así, procede de este modo:

Para las que puedas cumplir en el corto plazo, convierte su signo en una flecha a la a la derecha (>) y reescríbela en el nuevo Registro Mensual.

Las que requieran un poco más de tiempo señálalas con una flecha a la izquierda (<) y consígnalas en el nuevo Registro Semestral.

Esto es una “Migración” y en términos generales, es útil para distinguir las tareas que aunque no realizaste, consideras que vale la pena dedicar tu tiempo y esfuerzo para finiquitarlas.

Finalmente, en las páginas en blanco antes de empezar el nuevo Registro Semestral, aparta un par de hojas para la Colección. Reescribe ahí todas las tareas y notas que consideres que necesites recordar o tener especialmente presentes. Éstas las puedes agrupar con un título en especial con el que también tengas una referencia inmediata: los pendientes de una clase, por ejemplo, de un proyecto en especial, de cosas de la casa, etcétera.

Hasta aquí el uso básico de este “Bullet Journal”. Intentamos explicarlo lo mejor posible, pero si tienes alguna duda, te invitamos a ver el video en donde el propio Carroll explica su método.

Comentario final

Aunque el sistema de viñetas puede parecer lo más atractivo de este método, es posible que su valor real se encuentre en la Migración, esa operación parcialmente final (una especie de “corte de caja”), pues en buena medida es un ejercicio de autocrítica respecto de la forma en que organizamos nuestro tiempo y nuestra energía. ¿Dejamos de hacer algo porque de verdad no pudimos o sólo porque no sabemos cómo enfocarnos en lo que realmente importa? ¿Te perdiste de una película que querías ver porque no terminaste tu trabajo a tiempo y esto fue porque pasaste 2 horas procrastinando en Internet?

En palabras de Carroll, se trata de la diferencia entre estar ocupado y ser productivo.